Αντε και μαζευτήκαμε! Μετά τι κάνουμε;

Το προηγούμενο σημείωμα δεν άρεσε αλλά, δυστυχώς για τους αντιθέτως φρονούντες-  πρέπει να ολοκληρώσω την παρουσίαση της άποψης μου για το πως μπορούν να ολοκληρωθούν πρακτικά και αποτελεσματικά κάποια σχέδια που θα κάνουν συνδημότες μας. Τα κείμενα τούτα, δεν είναι τίποτα άλλο, από την εμπειρία ενός μεσήλικα που συζητάει και ακούει στο μεταξύ κάποιους ειδικούς του είδους ‘διευθυντής έργου’ και ‘μάνατζερ’ σε κατασκευαστικές και βιομηχανικές επιχειρήσεις.

Λοιπόν συνεχίζω και ελπίζω να έχω την κατανόηση σας.

Αφού βρέθηκαν οι ενδιαφερόμενοι και αποφασίστηκε το θέμα με το οποίο θα ασχοληθούν το ερώτημα είναι τι κάνουμε μετά;

Ξαναδιαβάζουμε φωναχτά το ποίημα του Καβάφη για το πρώτο σκαλί. Διότι όσοι ξεκινούν το ταξίδι της ομαδικής δημιουργίας μπαίνουν στης ποιήσεως την πόλη κι αυτό από μόνο του είναι συναρπαστικό. Η εθελοντική προσφορά έχει τούτο το μεγαλείο σε σχέση με τον εργαζόμενο: στηρίζεται στο κέφι και στο πάθος και όχι στην υλική απολαβή ή στην επαγγελματική εξέλιξη.

Μετά, αφού απαλλαγούμε από τον φιλοσοφικό λυρισμό, αρχίζουμε την δουλειά. Δηλαδή αρχίζουν τα δύσκολα αλλά ενδιαφέροντα.

Εκ συντονιστού άρξασθαι! Ορίζεται ο επικεφαλής της ομάδας από τον φορέα που αναλαμβάνει το έργο τον οποίο ας ονομάσουμε ‘συντονιστή του έργου’. Ο συντονιστής πρέπει να σκεφτεί τι θέλει και να καταστρώσει ένα σχέδιο για την ομάδα του αλλά κυρίως το πως θα εργαστεί η ομάδα ως σύνολο.

Στην πρώτη συνεδρίαση της ομάδας (εναρκτήρια), καθορίζεται το πρόγραμμα των συναντήσεων σε μέρος και ώρα -σταθερά και τα δύο- που βολεύει τους περισσότερους. Καλό είναι να μην είναι ιδιωτική κατοικία αλλά κάποιος χώρος δημόσιος (αίθουσα σχολείου, δημαρχείου, συλλόγου) σε ώρα που δεν λειτουργεί ο συγκεκριμένος φορέας. Τώρα με την συμπύκνωση του Καλλικράτη, όρεξη να έχουμε, και θα υπάρχουν πολλοί χώροι για συνεδριάσεις και συζητήσεις! Πάντως ο χώρος πρέπει να προσφέρεται για να εργαστεί η ομάδα: να έχει ησυχία, να έχει εύκολη πρόσβαση, να έχει καλή θερμοκρασία και να έχει καλό φωτισμό, να έχει υποδομή στοιχειώδη (καθίσματα, τραπέζια, πίνακα).

Ο χρόνος που θα έχει η ομάδα στην διάθεσή της, για κάθε συνάντηση, δεν μπορεί να ξεπερνά την μία (1) ώρα. Έχει αποδειχτεί ότι μετά τον χρόνο αυτό, η προσοχή χαλαρώνει και δεν είναι αποτελεσματική η συνάντηση. Η συνάντηση όμως πρέπει να είναι παραγωγική και για αυτό χρειάζεται πολλή δουλειά πριν από αυτήν (συναντήσεις και συζητήσεις, διάβασμα κειμένων, ψάξιμο αρχείων, συναντήσεις με άλλους φορείς, επικοινωνία, κ.α.). Ο ρόλος του συντονιστή, πριν την συνάντηση, είναι κρίσιμος για να υπάρχει ένας ρυθμός σε όλη αυτή την προσπάθεια.

Η ομάδα επίσης, πρέπει να συμφωνήσει σε ένα πρακτικό τρόπο για να παρακολουθεί την εξέλιξη του έργου και να κοινοποιεί την πρόοδο των εργασιών. Μια καλή ιδέα είναι να φτιάξει ένα δικό της δικτυότοπο (το μόνο εύκολο) και να παρουσιάζονται σε αυτόν οι σκέψεις και τα συμπεράσματα από κάθε συνάντηση, σαν ημερολόγιο.

Τα μέλη της ομάδας, πρέπει να γνωριστούν πραγματικά: να μάθει ο καθένας για τον άλλον τις ειδικές γνώσεις, τις δεξιότητες και τις εμπειρίες που διαθέτει (σπουδές και επαγγελματική εμπειρία, ξένες γλώσσες, γνώση η/υ) καθώς και τις δυνατότητες σε χρόνο και μέσο μετακίνησης. Θα πρέπει να καταγραφούν και κοινοποιηθούν σε όλα τα μέλη τα στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση, τηλέφωνο, ημέηλ). Είναι σημαντικό να ‘κτιστεί’ η εμπιστοσύνη ανάμεσα στα μέλη για το τι μπορεί ο καθένας πραγματικά να υλοποιήσει. Επίσης θα πρέπει να καθοριστούν και οι διάφοροι ‘ρόλοι’ ανάμεσα τους: ο ‘επιστήμονας’: αυτός που ‘ξεψαχνίζει’ τα αποτελέσματα και θέτει ερωτήματα, ο ‘δημοσίων σχέσεων’: αυτός που μπορεί να ‘ανοίγει πόρτες’ κυρίως σε άγνωστους χώρους, ο ‘εργάτης’: εκείνος που μπορεί να είναι παραγωγικός σε πρακτικές δουλειές, κλπ.

Θα πρέπει ακόμα να γίνει κατανοητή σε κάθε μέλος, η ανάγκη να μεταφέρει στην ομάδα πληροφορίες για ανθρώπους που το μέλος γνωρίζει και που μπορούν να βοηθήσουν, ως επισκέπτες και σύμβουλοι,  σε κάποιες στιγμές στην διάρκεια του έργου.

Η ομάδα θα αποφασίσει, σε κάποια από τις αρχικές συναντήσεις, για το πως θα χωριστεί το όλο έργο σε φάσεις. Κάθε φάση είναι μια σχεδόν αυτοτελής εργασία και με την ολοκλήρωσή της γίνεται αξιολόγηση της συνολικής πορείας και αποφασίζονται διορθωτικά μέτρα. Για μένα, σημαντικό είναι κάθε φάση να γιορτάζεται με κάποιο τρόπο (συμπόσιο σε ταβέρνα ή -ακόμα καλύτερα- συμπόσιο σε σπίτι μέλους με ικανότητα σεφ). Η δημιουργία αυτής της παράδοσης είναι σημαντική για τη συνεκτικότητα της ομάδας και να εκτονώνονται οι πιέσεις. Επίσης έχει διαπιστωθεί ότι το μεγαλύτερο μέρος των πληροφοριών για ένα έργο, διακινείται εκτός των ‘κανονικών’ συναντήσεων, σε χαλαρές κι ‘ελεύθερες’ από διαδικασίες και χρονοδιαγράμματα συσκέψεις.

Προφανώς, το έργο έχει ανάγκη από χρήματα (για τα έξοδα, τις μετακινήσεις, για τις εορτασμούς) και εξοπλισμός (λάπτοπ, εκτυπωτές, χαρτί, φωτοτυπίες ) τα οποία πρέπει από την αρχή να υπολογιστούν και να συμφωνηθεί πως θα καλυφθούν. Μαζί με την προσφορά εργασίας από τα μέλη είναι και τούτα στοιχεία κόστους του έργου και πρέπει να αξιολογηθούν στο τέλος αναλόγως. Τίποτα δεν είναι τζάμπα και τίποτα δεν πάει χαμένο εφόσον καταγράφεται!

Για την διαδικασία των συναντήσεων, θεωρώ ότι το πιο δύσκολο είναι να γίνει κατανοητή η διαφορά ανάμεσα στην ‘δημοκρατία’ των ακατάσχετων ομιλιών και στην αποτελεσματική συζήτηση.
Ο συντονιστής, πρέπει να αφιερώνει χρόνο πριν την συνάντηση, για να επιβεβαιώσει ότι η συνάντηση θα είναι αποτελεσματική: δηλαδή ο κάθε φορά εισηγητής έχει προετοιμαστεί και μπορεί να παρουσιάσει σύντομα και κατανοητά; την ιδέα του.

Δημοκρατία δεν είναι ο αδιάκοπος μονόλογος κουφών ούτε η εκτόξευση επιχειρημάτων-πυροτεχνημάτων. Κοινός τόπος είναι η επιτυχία της ομάδας και όχι η προβολή κάποιων μελών. Κανένας δεν μπορεί να μιλά πιο πολύ από δέκα (10) λεπτά χωρίς προετοιμασία . Κανείς δεν μπορεί να τα πει όλα εκείνη τη φορά. Θα υπάρχουν κι άλλες φορές. Ούτε είναι δυνατό να λυθούν όλα τα θέματα σε μία συνάντηση. Ας αφήσουν και κάποιο για άλλη φορά.

Κρίσιμη για την επιτυχία της ομάδας είναι η διαδικασία λήψης αποφάσεων και επίλυσης διαφωνιών. Οι διαφορετικές απόψεις δεν είναι αρνητικό δεδομένο για την ομάδα. Για να ληφθεί τελικά όμως η απόφαση, ο παραδοσιακός τρόπος της πλειοψηφίας μάλλον δεν αρκεί. Ο μηχανισμός αυτός, στη ουσία, διασπά την ομάδα, δημιουργεί νικητές και νικημένους και δεν διαμορφώνει κλίμα συνεργασίας και αλληλοϋποστήριξης. Είναι προτιμότερο να αναβάλλουν την λήψη απόφασης και να το συζητήσουν ακόμα μια φορά παρά να αποφασίσουν έτσι, δια της πλειοψηφίας.

Για να λειτουργεί ομαλά η ομάδα, καλό είναι να γίνει κατανοητός και να συμφωνηθεί, ο τρόπος επικοινωνίας ανάμεσα στα μελή της. Προτείνω να ακολουθείται η δοκιμασμένη μέθοδος του ‘ότι συζητείται στην ομάδα δεν βγαίνει πιο έξω εκτός από όσα αποφασίζει η ομάδα να ανακοινώσει’. Τα μέλη πρέπει να περιφρουρήσουν την ομάδα από ‘αδιάκριτα’ μάτια κι αυτιά που ακόμα και με καλή διάθεση μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στην λειτουργία της. Ο λόγος που προτείνω ακόμα να μην έρχονται διάφοροι άλλοι στις συναντήσεις της ομάδας, δεν έχει να κάνει με ‘μυστικά και ψέματα’ που θα ακουστούν αλλά διότι κάθε ξένο στοιχείο -εκτός από αυτούς που καλεί η ομάδα για συγκεκριμένο λόγο- δεν προσφέρει στην αποτελεσματική λειτουργία της ομάδας.

Στις μικρές μας κοινωνίες, μερικές φορές η συμμετοχή σε ομάδα ενός έργου, αποτελεί αφορμή για να αποκαλυφθούν πολλές αδυναμίες των προσώπων αλλά και να ‘ξυπνήσουν’ πλείστες όσες αντιπαλότητες που δεν έχουν σχέση με την πραγματικότητα αλλά μάλλον με την φαντασιακή σύλληψη του κόσμου από τα άτομα αυτά. Ο συντονιστής πρέπει να δείξει υπομονή και διαλλακτικότητα.  Η αποστολή του είναι να ‘μεταφράσει’ τον στόχο σε ένα πραγματοποιήσιμο σχέδιο ενεργειών και να διατηρεί πάντα την φλόγα του στόχου αναμμένη στα μυαλά των μελών της ομάδας. Η ομάδα του έργου για την οποία είναι υπεύθυνος, δεν είναι ψυχαναλυτική. Μπορεί όμως να βοηθήσει μερικές φορές κάποια μέλη να ξεπεράσουν προβλήματα επικοινωνίας και συνεννόησης και μέσα από την ομαδική δουλειά, να αναδείξει τα καλά της συνεργασίας και αφού αποκαλύψει, να εξαλείψει το σκουλήκι της γκρίνιας και του χαζοεγωισμού που δεν επιτρέπει να παλέψουμε για να κάνουμε καλύτερη τη ζωή μας.

‘. . . ήλθον και ελάλησα αυτοίς, αμαρτίαν ουκ είχον’ και σταματώ εδώ. Είναι πολλά ακόμα που θα μπορούσα να πω για την ομαδική δουλειά για κάποιο συγκεκριμένο στόχο -και παραμένω στην διάθεση κάθε ενδιαφερόμενου- αλλά καλύτερα να κάνουμε καμιά ομάδα και ασχοληθούμε με συγκεκριμένα προβλήματα -η Πρόταση ήδη έχει υποδείξει κάμποσα αλλά κι εδώ οι φίλοι είπαν ήδη ιδέες- παρά να μιλάμε και να γράφουμε μόνον.